Tietosuojaseloste

Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja erityyppisiä tietosisältöjä käsitellään erilaisten käyttötarkoitusten mukaisesti. Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin Letsperience Oy:n asiakasrekisterin ja markkinointirekisterin tiedot sekä käyttötarkoitukset.

Rekisterin pitäjä

Letsperience Oy
Y-tunnus: 3483559-1
info@letsperience.com

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Lotta Rautiainen
lotta@letsperience.com

Letsperience Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Rekisteri sisältää Letsperience Oy:n asiakassuhteessa olevien yritysten sekä niiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot, kuten nimen, sähköpostin ja puhelinnumeron. Rekisteriä käytetään asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja laskutukseen. Kerättyjä henkilötietoja hyödynnetään asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavissa toimenpiteissä, kuten tapahtumien asianmukaisessa ja turvallisessa järjestämisessä, tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamisessa sekä asiakaspalvelun ja tuen tarjoamisessa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaisiin, tilausten hallinta, asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin tallennettavat tiedot sisältävät:

henkilön nimen
yrityksen tai organisaation
yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
tilatut palvelut
laskutustiedot

Näitä tietoja säilytetään järjestelmässä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Laskutus- ja maksutiedot säilytetään kirjanpitoaineiston mukana.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään asiakkaalta muun muassa tarjouspyynnön, tilauksen tai tapahtuman yhteydessä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista sekä muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään Letsperience Oy:n ulkopuolella ainoastaan sopimussuhteessa olevien yhteistyökumppanien toimesta. Sopimuksissa on erikseen käsitelty tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä.

Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely otetaan huomioon alihankkijoiden, yhteistyötahojen ja sopimuskumppaneidemme kanssa, ja heitä velvoitetaan noudattamaan asetettuja laatuvaatimuksia.

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin muulla tavoin kuin lain edellyttämällä tavalla.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei siirto ole välttämätöntä, esimerkiksi palvelun teknisen toteutuksen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä varmistaa tietosuojan tason lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja huolehtii korkean tietosuojan tason säilymisestä myös sopimuksin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä varmistetaan huolellisuus, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritiedot säilytetään internet-palvelimilla, huolehditaan niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuudelle tärkeitä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiltä työntekijöiltä, joiden tehtäviin se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä pyytää virheellisten tietojen korjaamista tai puutteellisten tietojen täydentämistä. Jos henkilö haluaa tarkistaa tietonsa tai pyytää oikaisua, hänen tulee lähettää pyyntö kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyyntöä tekevältä henkilöltä todistusta henkilöllisyydestään. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa aikarajassa (yleensä kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa poistamista rekisteristä (ns. "oikeus tulla unohdetuksi"). Lisäksi rekisteröidyillä on muita EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia, kuten oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Pyyntöjen tulee olla kirjallisia ja ne tulee toimittaa rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämässä ajassa (yleensä kuukauden kuluessa).

Letsperience Oy:n markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilön suostumus vastaanottaa markkinointiviestejä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on markkinointi – yhteydenpito
markkinointirekisterissä oleville henkilöille.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin tallennettavat tiedot voivat sisältää henkilön nimen, yrityksen tai organisaation, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista, laskutustiedot, verkkoyhteyden IP-osoitteen, tunnukset tai profiilit sosiaalisen median palveluissa sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Markkinointirekisterissä säilytetään tietoja niin kauan kuin henkilön antama suostumus on voimassa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään asiakkaalta muun muassa tarjouspyynnön, tilauksen tai tapahtuman yhteydessä, www-lomakkeilla lähetettyjen viestien, sosiaalisen median palveluiden, sähköpostin, puhelimen, sopimusten, asiakastapaamisten sekä muiden tilanteiden kautta, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, ellei lainsäädäntö sitä edellytä.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirto ole välttämätön esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tietosuojan taso täyttää lain vaatimukset ja varmistaa korkean tietosuojan tason myös sopimuksin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä varmistetaan huolellisuus, ja tietojärjestelmillä käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritiedot tallennetaan internet-palvelimille, huolehditaan sekä laitteiston fyysisestä että digitaalisesta tietoturvasta asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että tallennettuja tietoja, palvelimien käyttöoikeuksia sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta tärkeitä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä pyytää virheellisten tietojen korjaamista tai puutteellisten tietojen täydentämistä. Jos henkilö haluaa tarkistaa tietonsa tai oikaista ne, hänen tulee lähettää pyyntö kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjältä henkilöllisyystodistusta. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa aikarajassa (yleensä kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Lisäksi rekisteröidyillä on muita EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia, kuten oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Pyyntöjen tulee olla kirjallisia ja ne tulee toimittaa rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjältä todistusta henkilöllisyydestään. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa aikarajassa (yleensä kuukauden kuluessa).

Evästeiden käyttö

Parantaaksemme verkkopalveluidemme käyttökokemusta ja seurataksemme käyttöä käytämme evästeitä (cookies). Evästeet tallentavat lyhyitä tekstimuotoisia tietoja käyttäjän selaimeen, joita voidaan käyttää myöhemmin.

Pitkäaikaiset evästeet

Pitkäaikaisilla evästeillä tarkoitetaan evästeitä, jotka säilyvät selaimesi muistissa myös silloin, kun suljet selaimen. Näin voimme käyttää samaa evästettä seuraavalla vierailullasi ja tunnistaa sinut tietyissä tilanteissa samaksi käyttäjäksi kuin aiemmilla käynneillä. Verkkopalvelua käyttäessäsi voimme myös tallentaa seuraavat pitkäaikaiset evästeet selaimeesi:

Google Analytics -analytiikkapalvelun seurantaevästeen, jonka avulla seuraamme palveluidemme käyttöä ja käyttäjien toimintaa yleisellä tasolla verkkopalvelussa.
Laitteesi tyyppitunnisteen, joka mahdollistaa sen, että voimme tunnistaa käyttämäsi laitteen ja tarjota sisällön optimoituna juuri sinun päätelaitteellesi.

Kolmansien osapuolten keräämät tiedot

Kolmansien osapuolten palvelut kattavat muun muassa sosiaalisen median sekä analytiikka- ja kävijäseurantatyökalut.

Hyödynnämme seuraavia kolmansien osapuolten palveluita:

Google Analytics, joka mahdollistaa palveluidemme käytön ja käyttäjien toiminnan seuraamisen verkkosivuillamme yleisellä tasolla.
Facebook, jonka avulla voimme joissakin tapauksissa kohdentaa markkinointiamme sinulle sosiaalisen median kanavissa.

Tietosuojaseloste

Jokainen tapahtuma syntyy ideasta.

Every event starts with an idea.

Varje evenemang börjar med en idé.